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西雅图市官员公共信息记录保管不当 市长不依法保留信息记录

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(Susie编译)过去的几年时间里,西雅图市长珍妮·杜肯(Jenny Durkan)政府已经至少两次拒绝了关于改善西雅图市短信处理和记录工作的预算方案。

如今,市长和其他高级官员都身陷「短信门」—长达数月的短信记录被删除,包括去年6月西雅图警局牵涉在内的种族平等抗议活动期间的短信来往。

就2019和2020预算来看,西雅图市财政部、行政部和资讯科技部门(IT)关于拨款支持短信存档的提议都被杜肯的内务部拒绝了。

2019年的预算中,杜肯政府拒掉了价值$ 761,000、用以建立「存档、持有、查找、恢复、及删除所有短信」方法,及完成西雅图IT政策的更新和推广的「信息存档方案」(text archiving solution)。而2020的预算里,一项以建立新的指导准则与解决方案、价值$ 298,000 的「信息存档评价」(text archiving assessment)计划也不被采用。

最近的一份初步预算报告表明,西雅图市「定期收到公开披露请求、法律纠纷请求以及手机数据和短信的传票」;但报告指出,西雅图市「目前没有存档、持有、查找、恢复、及删除所有短信的工具」。该报告也表明西雅图市「没有关于商用信息的使用政策,不同部门和功能之间的使用频率也差别迥异」。

而一份新闻报导则表明,「没有支持这些公共请求的科技工具,西雅图市将面临无意中向公众提供不完整信息的风险,」而「无法向公众提供回应的代价是极其巨大的」,如班布里治岛市(Bainbridge Island)因此而被罚过$ 700,000。

在上周五的一份电子邮件里,杜肯的一名发言人声称市长本人并没有拒绝短信存档的提议,它们被内务部在市长获悉之前就拒掉的。而据发言人安东尼·德里克(Anthony Derrick)表示,预算办公室认为这些提议并没有存在的合理性。

2019年的预算提议中提倡升级市政府的科技类办公条件,而检察官们也在同时探索「台面下」可以提高工作效率,降低办公成本的方法。据德里克表示,财务部是偏向于后者的方案的。2020的提议也没有将办公科技提升的计划。

西雅图市雇用了多名公共记录官员,并于2018、2019和2020年都增加了用于记录的专项拨款,不过2021的预算里并没有关于信息存档的提议,德里克提到。

杜肯市长办公室称,市长会致力于提高公共记录系统的透明性,并会积极解决目前极需的「改进和现代化」。

去年夏天,市长办公室决定将市公共存档项目从财务部移至IT部门,认为技术部门可以更好地处理跨部门资料和信息的累积,尤其是疫情期间积压的大量电子资料。这项转移交接发生在10月份,IT部门一直在努力寻求解决包括文档处理、设备管理等在内的技术方案等问题。

而就在上月初,西雅图道德和选举委员会(Seattle Ethics and Elections Commission)的一项检举调查显示,杜肯2019年8月底至2020年6月的短信来往都没有记录在案。

该调查起因于公共注册处一名官员的的投诉,该官员指出杜肯市长办公室对于一些媒体请求的处理违反了华州的公共记录法。根据美国相关法律法规,地方选举官员及媒体关于公共事务的短信来往必须在送往华盛顿州档案和记录管理局(WA State Archives)进一步调查前,需保存至少两年的时间。

调查报告显示,市长律师犯下了不少包括移除市长在特定议案中的短信记录、对部分议案进行狭隘解释等「不当的政府行为」(improper government action),并引导工作人员对请求人隐瞒市长信息记录不足,甚至「再造」(recreated)信息记录等行为

市长办公室起初将信息记录的丢失归因于「不明技术问题」,后来承认是杜肯手机在某个阶段将超过30天的短信记录自动删除了- 这是苹果手机最短的短信存储时长。对此设置,市长和IT部都拒绝承担责任,而这也违反了华州州法和城市存档政策咨询师的取证分析书面报告很快会完成,此项工作共花费了至少$ 123,000的城市预算。

据《西雅图时报》调查,包括西雅图消防部长和前警察局长在内的另外8名官员去年6月至今的短信记录也处于缺失状态。市政府将此归咎于密码安全性和软件问题,但是前西雅图警长卡门·贝斯特(Carmen Best)的短信记录消失依然缺乏解释。

对市政府的多项高级指控都集中在市长及其他官员去年6月在国会山游行暴动期间所做的各项决定,而律师们也在去年夏天就警告市政府将所有的沟通记录保管妥善。即便如此,西雅图市政府还是将信息遗失问题隐瞒了原告,原告律师以及社会大众,直至今年3月份。

不少市长候选人都提议就此问题单独发起调查,但是至今没有执法机关受理此问题。《西雅图时报》于本月就此事提起诉讼,指控市政府隐瞒和销毁公众向杜肯政府请求的信息,该行为违反了华州的公共记录法。

该诉讼同时指出,西雅图市政府没有按照华州法律规定提供及时的回复,也没有给与最大程度的支持。而据道德和选举委员会的调查,《西雅图时报》的4名记者的疑问也没有得到妥善处理。

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